Un programma strutturato di Onboarding è indispensabile per trattenere i migliori talenti, renderli produttivi in breve tempo e agevolare il lavoro del team HR. L’innovazione tecnologica oggi risponde prontamente a queste esigenze con diversi strumenti, Oracle HCM Cloud è tra i più completi. Vediamo insieme cos’è l’Onboarding, quali sono le best practice e le tecnologie a disposizione dei team HR e delle aziende.
Cos’è l’Onboarding
Per Onboarding si intende la parte finale del processo di Recruiting volta all’inserimento del nuovo dipendente in azienda. Questo periodo va da quando il dipendente accetta l’offerta di lavoro, fino ai primi 90 giorni dall’assunzione. In questa fase, la risorsa deve acquisire conoscenze e apprendere i comportamenti per diventare parte integrante della società, sia a livello organizzativo sia di cultura e clima aziendale.
L’Onboarding è un momento cruciale nel ciclo di vita del dipendente e, se ben strutturato, protegge l’investimento di ricerca dei talenti. Uno studio del Gruppo Aberdeen (2016) sostiene infatti che quando un nuovo dipendente sperimenta un processo di Onboarding positivo ha il 69% di probabilità in più di rimanere in azienda per almeno tre anni. Come illustrato dalla “Curva di Onboarding” di Michael Watkins in The First 90 Days, una persona in un nuovo ruolo impiega 3 mesi per raggiungere il punto di breakeven, passando da essere un “consumatore di valore” a “creare valore”. Tuttavia, la maggior parte delle aziende inizia a vedere un ritorno sull’investimento solo intorno ai 6,2 mesi. Con strategie e tecnologie HCM mirate, è possibile accelerare questo processo e rendere il dipendente produttivo in un periodo di tempo più breve e con meno sforzi.
Come strutturare un programma di Onboarding efficace
Per essere efficace, il processo di Onboarding deve tener conto di alcune best practice da attuare in ogni sua fase. Vediamole insieme.
Personalizzazione e automazione, non lasciare nulla al caso
Agire in modo strategico. Il tempo che intercorre tra l’accettazione dell’impiego e il primo giorno di lavoro è un periodo molto importante, bisogna agire subito per non rischiare di perdere la risorsa e vanificare il lavoro del team HR. In questa fase di Pre Onboarding, infatti, il candidato potrebbe essere contattato da altre società ed è ancora in dubbio se l’aver accettato l’offerta sia stata la scelta giusta.
Preparare quindi un programma strutturato e focalizzato sul dipendente e sul suo coinvolgimento è essenziale:
- manda un messaggio di benvenuto personalizzato;
- fornisci tutte le informazioni importanti sull’azienda, gli strumenti e i dettagli sul primo giorno di lavoro (consegna pc, foto badge, ecc.);
- condividi informazioni sulla quotidianità della vita in azienda: pause, happy hour, dress code, servizi welfare;
- chiarisci le responsabilità della sua mansione e crea l’agenda delle attività della sua prima settimana;
- invia un questionario per conoscere qualcosa in più del nuovo dipendente (gusti personali, interessi, ecc.);
- automatizza i processi burocratici legati all’assunzione (modalità di pagamento, polizza assicurativa, ecc.).
Un tuffo nella realtà aziendale e l’importanza del Tutor
Il primo giorno deve essere dedicato all’analisi della job description, alla presentazione del team, a una visita guidata e completa dell’azienda e alla consegna del kit di benvenuto.
Essenziale in questo percorso scegliere un Tutor interno di riferimento, pronto a sciogliere eventuali dubbi del neoassunto e rispondere alle sue domande.
L’ora di avviare l’eLearning
Dopo la prima settimana, è il momento di avviare i percorsi di eLearning che accompagneranno il neoassunto per tutta la sua permanenza in azienda (ne parleremo approfonditamente nel prossimo post). In questa fase è inoltre importante iniziare a vagliare le conoscenze e competenze acquisite dal dipendente attraverso test e schede di valutazione.
Misura l’efficacia del programma di Onboarding
Per verificare se il programma di Onboarding è stato efficace e per mantenere un alto livello di coinvolgimento del dipendente, è importante schedulare richieste di feedback dopo una o due settimane dall’inizio della collaborazione e periodicamente fino almeno ai 3 mesi dall’assunzione. Scoprire se il collega si è sentito accolto e coccolato in azienda e tenere conto dei suoi commenti è fondamentale per evitare errori verso nuovi futuri assunti.
Inoltre, questo è un ottimo momento per introdurre gli strumenti di monitoraggio delle performance e del raggiungimento degli obiettivi.
Innovazione tecnologica nel processo di Onboarding
L’HR Manager ha un ruolo fondamentale nel promuovere l’innovazione in azienda.
Ed è proprio partendo dalle tecnologie di Human Capital Management che può avviare un processo di trasformazione digitale che coinvolge tutti i dipendenti. Tra le soluzioni più complete, Oracle Cloud HCM fornisce una user experience di ultima generazione e guida le risorse verso il raggiungimento degli obiettivi professionali, aumentando il loro coinvolgimento e aiutandoli a essere produttivi nel più breve tempo possibile.
Per tutte le fasi di Onboarding e le best practice viste prima, Oracle mette a disposizione lo strumento di Enterprise Onboarding Checklist e una piattaforma di Onboarding, desktop e mobile, per:
- veicolare messaggi personalizzati;
- consentire al dipendente di connettersi con i colleghi, mentori e altri nuovi assunti in azienda;
- fornire contenuti interattivi come video, questionari, form, link esterni;
- garantire l’accesso alla documentazione relativa alla busta paga, a ferie e permessi, a benefici;
- condividere iniziative di apprendimento automatizzato ed esercitazioni guidate (Learning Cloud);
- gestire le attività lavorative grazie a strumenti di workflow e assegnazione di task.
Gli step del programma di Onboarding possono essere schedulati prima o dopo la data di assunzione. Il team HR e i manager di riferimento possono monitorare lo stato di avanzamento del processo, intervenire per supportare la risorsa e inviare eventualmente reminder. I vantaggi di un programma di Onboarding strutturato e automatizzato grazie a soluzioni come HCM Oracle Cloud sono notevoli: migliore talent redemption, aumento della produttività in breve tempo, riduzione di tempo ed energie dedicate alla risorsa e al processo di Recruiting (Accedi alle nostre Demo Oracle HCM), riduzione dei costi di formazione.
E tu sei pronto per guidare l’innovazione in azienda? Contattaci per una Demo Oracle HCM creata ad hoc per le tue esigenze.
