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Come gestire eventi aziendali online e fisici nell’Era Digitale

Gestire eventi aziendali, siano essi digitali, webinar, eventi in live-streaming o iniziative fisiche, richiede di solito l’investimento di una parte consistente del budget marketing. Con lo scoppio dell’emergenza sanitaria, molte di queste attività sono state cancellate, riprogrammate o, nel caso di eventi fisici, riconvertite in appuntamenti online. Spesso però, le soluzioni improvvisate e le decisioni provvisorie adottate non hanno garantito la massima efficienza delle iniziative e hanno reso impraticabili azioni di marketing e vendita sul target coinvolto.

Vediamo insieme come affrontare le sfide nella gestione degli eventi online e fisici e quali sono le best practice da seguire nell’era digitale.

 

Le sfide nella gestione digitale di webinar ed eventi aziendali

Che l’evento aziendale sia virtuale o fisico, i reparti marketing che si occupano della sua gestione devono affrontare sfide fondamentali per ottenere il massimo risultato dall’iniziativa. Tra queste:

  • Coinvolgere un numero significativo di persone/aziende in target
  • Assicurare un’esperienza clienti impeccabile in fase di iscrizione, durante l’evento e nel follow-up
  • Avviare e consolidare il Progressive Profiling delle lead generate.

Si tratta di attività che interessano le diverse le fasi da seguire nel che richiedono una visione olistica di tutte le interazioni con l’audience di riferimento.

Per rispondere a questa esigenza, il nostro team di esperti ha implementato l’Acceleratore per la Gestione Eventi online e fisici. Sviluppata su base Salesforce, la soluzione supporta gli uffici marketing per tutto il processo di pianificazione, lancio e reportistica di eventi aziendali e webinar in un’unico flusso. L’Acceleratore integra CRM Salesforce, Marketing Cloud, Survey di Salesforce e Tableau Software. Per dare la possibilità di scoprire il suo funzionamento, abbiamo realizzato un Video Demo che illustra le best pratice e i vantaggi per le aziende.

 

 

Le fasi nella gestione di webinar ed eventi aziendali

Ogni evento aziendale richiede metodologie e approcci differenti, a seconda dei temi e del target individuati. L’obiettivo però resta lo stesso: diffondere in maniera ottimale il progetto dell’azienda, rispondendo al meglio alle esigenze del target di riferimento.
Affinché questo obiettivo venga raggiunto è importante organizzare le 4 fasi principali nell’organizzazione di un evento.


 

1.Preparazione: la configurazione di campagna, target e budget

I 3 punti chiave su cui lavorare nelle fase di preparazione della gestione di un evento, sia online sia digitale, possono essere interamente gestiti all’interno dell’Acceleratore Eventi by Atlantic e riguardano:

La definizione della Campagna

Che prevede:

  • L’inserimento dei dettagli sull’evento: come la nomina dell’Event Manager, le regioni geografiche coinvolte, la selezione della tipologia di evento (es. webinar, conferenza, workshop, ecc.) e del form di registrazione da pubblicare nella pagina web di promozione dell’iniziativa.
  • La creazione di sotto-campagne attraverso cui distinguere, ad esempio, le azioni da pianificare per diversi target: mail di invito per i contatti del database aziendale o campagne di promozione con banner, canali social, ecc.

Tutte queste informazioni vengono configurate all’interno dell’Acceleratore Eventi e connesse con le soluzioni dell’Ecosistema Salesforce coinvolte.

La configurazione del Target

La gerarchia delle campagne alla base di Salesforce consente di gestire separatamente i target che hanno differenti caratteristiche e di andare poi a creare percorsi, messaggi ed esperienze ad hoc. Nel caso di webinar o eventi aziendali, si potrebbero distinguere tra profili presenti nel database e contatti acquisiti da iniziative pubblicitarie volte ad aumentare il numero di iscritti all’iniziativa.

In questo secondo caso, Advertising Studio di Salesforce Marketing Cloud facilita il raggiungimento degli obiettivi di marketing tramite la pubblicità. È possibile, infatti, raggiungere i prospect con YouTube, Instagram, Google Ads o Social Studio. Allo stesso modo, si possono trovare nuovi clienti potenziali con i pubblici simili (Lookalike) e coinvolgere nuovamente gli utenti inattivi nel customer journey associato alla pubblicità digitale.

Le impostazioni di Budget allocato per l’iniziativa

Salesforce consente di dettagliare un budget generale per il webinar o l’evento aziendale e uno di dettaglio per per le sotto-campagne, così da monitorare la spesa e quindi il ritorno sull’investimento.

 

2. Inviti e ingaggio: Customer Experience, Approccio Multicanale e Customer Lifecycle

Anche nella fase di Inviti e ingaggio del target di destinazione ci sono tre punti principali da considerare per la buona riuscita dell’evento.

Customer Experience

L’esperienza del cliente all’interno di tutta l’iniziativa è, come detto, una delle sfide fondamentali nella realizzazione di eventi aziendali.
Negli ultimi mesi, siamo stati bombardati da inviti a eventi virtuali, smart-meeting, webinar. ecc. Le aziende hanno dovuto fronteggiare per la prima volta l’organizzazione di eventi online oppure incrementare il loro numero nell’ottica di conquistare il pubblico di riferimento. Troppo spesso, però, abbiamo assistito alla gestione di eventi tramite fogli di calcolo e inviti di calendario che hanno reso l’esperienza sfinente per le aziende e di bassa qualità per i partecipanti. In fase di invito e registrazione, un’esperienza positiva garantisce la generazione di lead in target e la creazione del pubblico che parteciperà all’evento.

Approccio Multicanale agli eventi aziendali

Organizzare la comunicazione degli inviti a eventi aziendali o webinar in modo efficace deve tenere in conto tutti i touch point con il contatto a nostra disposizione, puntando al messaggio che possa coinvolgerlo maggiormente, selezionando il mezzo preferito dall’utente e scegliendo l’orario della giornata che in passato ha generato maggiori conversioni.

Customer Lifecycle

Non è solo importante comunicare con il cliente, ma bisogna garantire un’esperienza positiva che parta dal primo invito e arrivi all’evento e al post evento. Nel ciclo di vita del cliente, gli step che l’utente attraversa nella relazione con il brand devono essere pianificati secondo un percorso personalizzato e coerente con le sue caratteristiche e preferenze.

Screen Journey Builder Salesforce

L’Acceleratore Eventi by Atlantic integra soluzioni specifiche per tutti i 3 punti presentati. Grazie alla funzione di Journey Builder di Salesforce Marketing Cloud, il Marketing Manager potrà costruire percorsi personalizzati in base ai gruppi di audience raccolti nelle sotto-campagne. Nel caso del target raggiunto attraverso l’advertising è possibile, ad esempio, invitare al download di un’app e pianificare un calendario di notifiche push che guidino l’utente verso la conversione, ossia la registrazione all’evento.
Mentre, per gli inviti alla customer base conosciuta si potrà mandare una mail o un sms e, grazie alla componente Salesforce Einstein, scegliere l’orario migliore per avviare la comunicazione.

 

3. Esecuzione e Follow-up: Customer Satisfaction, Brand Loyalty e Brand Awareness

Tralasciamo l’esecuzione dell’evento o del webinar, peculiare per diverse aziende e obiettivi. Guardiamo invece nel dettaglio come, attraverso Salesforce Survey nel nostro Acceleratore, possiamo misurare il livello di soddisfazione dei partecipanti, indagare i loro interessi e costruire di conseguenza futuri journey che li accompagnino verso gli obietti prefissati.

Per gli utenti partecipanti all’evento aziendale è possibile avviare azioni di Brand Loyalty, andando a misurare il loro livello di fidelizzazione. Per i registrati non partecipanti, invece, si andrà a lavorare sulla Brand Awareness indagando la loro conoscenza del marchio o dei prodotti dell’azienda.

Inoltre, come ultimo punto, si potranno avviare processi di Progressive Profiling, aggiungendo informazioni recuperate attraverso la survey al profilo del contatto. Tutti i dati recuperati possono essere analizzati sempre all’interno del nostro Acceleratore Eventi e contribuire alla creazione di nuovi cluster di target distinti per interessi.

 

4. Engagement e Reporting: ROI e campagne future

Si tratta della fase in cui andiamo ad analizzare tutte le informazioni raccolte negli step precedenti. L’obiettivo è calcolare il ROI dell’iniziativa e il livello di Engagement degli utenti coinvolti. Sulla base di queste informazioni, sarà possibile poi pianificare campagne future o strutturare al meglio la collaborazione con l’ufficio vendite. Importante, quindi, in questa fase avere a disposizione strumenti di anali e condivisione delle informazioni con il team sales. Un’ottima occasione per avviare nuove strategie di marketing in ambito B2B e B2C.

Ma come accedere all’analisi di questi dati? Per rispondere a questa esigenza, abbiamo integrato all’interno del nostro Acceleratore della Gestione Eventi lo strumento leader di Business Intelligence Tableau Software. La soluzione mette a disposizione una dashboard con tracciamento delle mail di invito ai contatti del database e misurazione del livello di engagement: aperture, clic e registrazioni. Sarà possibile indagare, ad esempio, quali aree geografiche hanno performato meglio e quali sono stati gli argomenti di maggior interesse, così da pianificare future iniziative.

 

I vantaggi dell’Acceleratore della Gestione Eventi aziendali online e fisici

Come abbiamo visto, uno strumento che integri in un’unico flusso tutte le azioni previste nella gestione di un evento aziendale online o fisico presenta numerosi vantaggi. Riportiamo di seguito i principali:

  • Collegare dinamicamente ogni interazione con gli utenti, i dati a disposizione e il loro comportamento in tempo reale.
  • Ridurre il tempo investito nella gestione di attività manuali, automatizzando azioni ripetitive e usando un tool di Visual Analytics come Tableau Software.
  • Garantire una comunicazione multicanale secondo le preferenze dell’utente, sia sui contatti del database sia mediante campagne di advertising.
  • Ottimizzare le spese grazie a un’immediata visione dei costi dei singoli obiettivi dell’iniziativa e del ROI. 
  • Coordinare le attività di team di vendita e marketing, grazie alla condivisione dei dati dei clienti attraverso le soluzioni dell’Ecosistema Salesforce.

Vuoi scoprire come migliorare il processo di gestione degli eventi aziendali? Richiedi una demo personalizzata, i nostri consulenti studieranno il tuo caso e presenteranno la migliore soluzione alle tue esigenze.